Spotkanie, które mogło być wideo. Jak odzyskać czas ze spotkań?

Problem

Widać w kulturze bardzo interesujący zwrot między różnymi formami prowadzenia spotkań/organizacji pracy. Jeszcze kilka lat temu w okolicach pandemii, spotkania były czymś naturalnym i pożądanym. Traktowano je jako pewien miernik produktywności.

Od pewnego czasu jednak widać trend zmierzający w przeciwnym kierunku. Nadmiar spotkań to zabójca produktywności. Wybija specjalistów ze stanu flow i uniemożliwia dogłębną pracę, która przynosi przecież największą wartość.

Moje stanowisko

Zaczynam się pod tym podpisywać. Dochodzę do wniosku, że spotkania powinny:

• Mieć plan, określone potrzeby do spełnienia i cel
• Być możliwie najkrótsze z uwzględnieniem potrzeb swobodnej komunikacji i wyczerpania tematu
• Jeżeli nie są potrzebne, powinno się to załatwić asynchronicznie, poprzez maila. ZWŁASZCZA, jeżeli uczestnicy nie posiadają bieżącej wiedzy i potrzebują zapoznać się ze źródłami

Moja subiektywna lista kiedy warto przeprowadzać i umawiać spotkania:

• Towarzystwo. Kiedy kogoś lubisz i chcesz z nim porozmawiać. Kluczowe jest to, by wtedy mieć świadomość, że jest to nasz cel. Zoptymalizuj to pod ten cel.
• Q&A. Sytuacja, w której obie strony muszą być w ciągłym kontakcie, wymianie zdań. Jest to na przykład dyskusja lub sesja z pytaniami.
• Szybka decyzja w kwestii nieporozumienia/pilnych ustaleń. Kiedy szybsze i lepsze jest zdzwonienie się, ustalenie konkretów i zakończenie spotkania. Nazywam to pięciominutówkami.

Kiedy uważam, że nie warto przeprowadzać spotkań?

• Chcesz coś komuś zaprezentować, a druga strona jest świadoma stanu projektu/produktu i nie będzie mieć wielu pytań.
• Chcesz zapytać o niepilną, nagłą rzecz. Niejednokrotnie możesz wybić wtedy osobę ze stanu flow i przyczynić się do dekoncentracji. Lepiej przygotuj listę rzeczy do przegadania i umówcie się za kilka godzin/dni.
• Jeżeli wszystko jest wiadomo i spotykacie się tylko dlatego, że tak już ustaliliście. Niektórzy tak lubią i jest to okej. Ja nie, każdy z Was może wiele zrobić w tym samym czasie.

Rozwiązanie

Jest bardzo fajne podejście pojawiające się ostatnio w świecie technologii. Są to platformy umożliwiające nagrywanie krótkich wiadomości wideo, służących do dzielenia się nimi z klientami/pracownikami/kontrahentami. Ten post NIE jest sponsorowany.

Przykłady:

• Loom (prekursor)
• Cap.so (alternatywa open source, tutaj nie tylko jest dostępna za darmo, ale także masz pewność prywatności)

Jak to działa?

Pokażmy to na przykładzie. Rekrutujesz nowego pracownika i potrzebujesz wykonać mu onboarding. Nagraj to raz. Jeśli zatrudnisz 5 osób w ciągu roku, zaoszczędzisz właśnie pięciokrotność swojego czasu przeznaczonego na onboarding. Zamiast spędzać z nim kilka godzin, możesz korzystając z tych platform przygotować:

• Krótkie nagranie 5 minut, w którym opowiadasz i prezentujesz na ekranie dostępy do kont, aby mógł się zalogować
• Krótkie nagranie 5 minut, w którym prezentujesz i opowiadasz o sposobie komunikacji z klientami na przykładach
• Krótkie nagranie 5 minut, w którym pokazujesz, jak dokonać zmian w określonej części aplikacji.

Zalety

Widzę głównie dwie zalety:

• 1. Asynchroniczność. Nie musicie szukać wolnych terminów w grafiku, podsyłasz informacje i zajmujesz się swoimi zadaniami.
• 2. Skalowalność. Ta cecha to killer. Możesz do każdego kolejnego klienta/pracownika wysyłać to nagranie, redukując koszty czasowe i pieniężne wynikające z powtórnego przeprowadzenia spotkania.

Jak wdrożyć

Jeżeli jesteś ciekawy, to zerknij na strony, które załączyłem wyżej.

Jeżeli chcesz swoje własne rozwiązanie działające w podobny sposób na własnej stronie internetowej, to odezwij się. Z chęcią Ci w tym pomogę. Zadbam o bezpieczeństwo i wyniki.

Wszystkiego dobrego!